Convivencia con debido proceso, de la citación al acta.

Comuna es el software de convivencia para propiedad horizontal. Citaciones, notificaciones, sesiones de consejo y actas, con evidencia y plazos en orden, bajo la Ley 675 de 2001.

Solicitar demo Ver el proceso de una citación

Ejemplo ilustrativo

Asunto: Ruido excesivo en horas de descanso
(Notificación N.° 23)

Art. 27 — Ruido en horas de descanso
Los residentes deben abstenerse de generar ruidos que perturben el descanso de los demás.

En consecuencia, la administración se permite NOTIFICARLE LA SANCIÓN MONETARIA (categoría B) por la inobservancia al Manual de Convivencia.

Se le recuerda que tiene el derecho de presentar recurso de reposición dentro de los términos establecidos en el Manual de Convivencia, dirigiéndose a la administración del conjunto.

Lo que hoy cuesta manejar la convivencia sin un proceso

Procesos que se pueden impugnar

Una citación sin evidencia, sin notificación comprobable o fuera de plazo debilita la decisión del consejo.

Plazos difíciles de contar

El descargo corre en días hábiles desde la notificación efectiva, no desde que se envía el mensaje.

Actas dispersas

Quórum, votos y decisiones en papel o en hojas de cálculo son difíciles de auditar meses después.

Así queda registrada cada decisión, de la citación al acta

Recorre el ciclo de una citación. Cada etapa deja un documento que se puede verificar meses después. Los ejemplos son ilustrativos.

Elige una etapa para ver el documento que deja.

Etapa 1 de 6

Sin evidencia no hay citación

El sistema exige adjuntar la evidencia antes de continuar.

Clasificada por el Manual

La falta se asocia a un artículo del Manual de Convivencia de la copropiedad.

Citación N.° 23

Ejemplo ilustrativo

Residente: Apartamento 502, Torre 3
Artículo del Manual de Convivencia: Art. 27 — Ruido en horas de descanso
Evidencia: 2 fotografías y 1 video
Registrada por: Portería

Se registra ruido continuo en el apartamento 502 pasadas las 11:00 p. m., con constancia de Portería.

Etapa 2 de 6

Quien registra no aprueba

Registrar, aprobar y decidir son roles distintos, con permisos verificados.

Primero se revisa

La citación se notifica al residente solo después de aprobada.

Citación N.° 23

Ejemplo ilustrativo

Estado: Aprobada
Registrada por: Portería
Aprobada por: Administración
Fecha de aprobación: 9 de marzo de 2026

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Etapa 3 de 6

El plazo cuenta desde la entrega

No desde que se envía el mensaje: el descargo corre desde la notificación efectiva.

Notificación comprobable

Queda registro de cuándo se entregó.

Notificación al residente Citación N.° 23

Ejemplo ilustrativo

Destinatario: Residente, apartamento 502, Torre 3
Notificada el: 10 de marzo de 2026
Entrega: Confirmada
Plazo de descargo: En días hábiles, desde la entrega efectiva

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Etapa 4 de 6

El residente es escuchado

El descargo queda anexo al expediente y llega al consejo.

Si vence sin descargo, el caso continúa

El sistema registra el vencimiento y el proceso sigue su curso.

Descargo del residente Citación N.° 23

Ejemplo ilustrativo

Presentado por: Residente, apartamento 502, Torre 3
Presentado el: 14 de marzo de 2026
Plazo: Dentro del plazo
Anexos: 1 documento

Reconozco que hubo una reunión familiar esa noche. Solicito que se tenga en cuenta que fue un hecho aislado.

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Etapa 5 de 6

Sesión formal, con quórum

La decisión se toma en sesión, con el quórum verificado.

Un caso, una decisión

Cada caso se decide de forma individual.

Acta de la Sesión de Consejo N.° 9

Ejemplo ilustrativo

Conjunto Residencial Ejemplo

NIT ______________

Acta de Reunión — Consejo de Administración	Acta N.° 9
	DíaMesAño20marzo2026
	Hora: 7:00 p. m.
Lugar: Salón social

Relación de asistentes a la reunión

Apartamento	Consejo de Administración	Participación
Torre 1 · 101	A. G.	Principal
Torre 1 · 304	M. R.	Principal
Torre 2 · 202	L. P.	Suplente
Torre 3 · 405	C. V.	Principal
Torre 3 · 601	J. M.	Principal

Orden del Día

Verificación del quórum.
Evaluación de la Citación N.° 23 — Apto 502, Torre 3.

Desarrollo del Orden del Día

Verificación del quórum: quórum verificado — la sesión es válida para tomar decisiones.

1. Citación N.° 23 — Apto 502, Torre 3

Infracción: ruido continuo pasadas las 11:00 p. m.

Artículo: 27 — Ruido en horas de descanso

Ejemplo ilustrativo. Formato tomado de documentos reales del conjunto Puerta Madera.

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Etapa 6 de 6

Registro formal

El acta conserva el quórum, los votos y la decisión.

El residente recibe su carta

La carta comunica la decisión, el artículo del Manual y su derecho a presentar recurso de reposición.

Carta de sanción Notificación N.° 23

Ejemplo ilustrativo

20 de marzo de 2026

Señor(a)
Propietario y/o Residente Apto 502 Torre 3

Asunto: Ruido excesivo en horas de descanso
(Notificación N.° 23)

Teniendo en cuenta las pruebas obrantes en la administración y después de considerar las disposiciones establecidas en el Manual de Convivencia del conjunto, el Consejo de Administración ha podido determinar que se ha incurrido en una violación a las normas establecidas. Por lo tanto, se informa al propietario y/o residente del apartamento 502 de la torre 3 que, de acuerdo con el acta del Consejo de Administración N.° 9 (sesión del 20 de marzo de 2026), y por infringir las normas del Manual de Convivencia, se decide: aplicar multa según el Manual, de conformidad con el siguiente artículo:

Art. 27 — Ruido en horas de descanso
Los residentes deben abstenerse de generar ruidos que perturben el descanso de los demás.

En consecuencia, la administración se permite NOTIFICARLE LA SANCIÓN MONETARIA (categoría B) por la inobservancia al Manual de Convivencia.

Se le recuerda que tiene el derecho de presentar recurso de reposición dentro de los términos establecidos en el Manual de Convivencia, dirigiéndose a la administración del conjunto.

Atentamente,

Administración — Conjunto Residencial Ejemplo
Representante Legal

Ejemplo ilustrativo. Formato tomado de documentos reales del conjunto Puerta Madera.

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Lo que cubre hoy

Citaciones

Registro, evidencia y notificación con trazabilidad legal.

Sesiones de consejo

Quórum, votación formal y decisiones por caso.

Actas y sanciones

Registro formal del proceso completo, de principio a fin.

Censo

Registro operativo vigente por unidad: residentes, vehículos, mascotas y personal de servicio.

Pensado para decisiones con impacto legal

Debido proceso

Evidencia obligatoria, plazo de descargo automático y decisión individual por caso.

Separación de funciones

Quien registra, quien aprueba y quien decide son roles distintos, con permisos verificados.

Trazabilidad

Cada acción queda registrada para poder reconstruir el proceso completo.

Datos personales

Tratamiento conforme a la Ley 1581 de 2012, con política publicada y canal para ejercer derechos.

Preguntas frecuentes

¿Comuna reemplaza al Consejo de Administración?

No. Comuna es la herramienta donde el consejo registra, delibera y deja constancia. Las decisiones siguen siendo de las personas.

¿Cómo se cuenta el plazo de descargo?

En días hábiles, desde que la notificación se entrega efectivamente, no desde que se envía. Si vence sin descargo, el caso continúa.

¿Qué pasa si no hay quórum en la sesión?

El sistema bloquea las decisiones de esa sesión. Las reglas de quórum se configuran según los estatutos de cada copropiedad.

¿Se genera la multa automáticamente?

No. La multa solo se emite si el consejo lo decide y requiere un paso manual de confirmación. Los montos se definen por conjunto.

¿Maneja cartera y pagos?

Todavía no. Hoy el registro de la multa no incluye estado de pago. Cartera y pagos están en evaluación con las copropiedades.

¿Cómo se protegen los datos de los residentes?

Con control de acceso por roles y una política de tratamiento de datos conforme a la Ley 1581 de 2012, publicada en este sitio.

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Cuéntanos sobre tu copropiedad y te mostramos cómo funciona el proceso, de la citación al acta.

Escríbenos a contacto@comunaph.com

Próximamente

En evaluación con las copropiedades — no disponible todavía.

PQRS

Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de residentes, con trazabilidad.

Cartera y pagos

Estado de cuenta y pagos de administración y multas.

Reservas de zonas comunes

Agendamiento de salón social, zona BBQ y otros espacios compartidos.